HR-Dokumente flexibel und schnell verteilen:
ABS Team Digitales Output Management (DOM)

In vielen Unternehmen ist es Alltag, dass Mitarbeiter (z. B. innerhalb der Produktion) keinen Zugang zu einem individuellen PC-Arbeitsplatz haben. Diese Mitarbeiter erhalten ihre HR-Belege oftmals noch auf dem althergebrachten Weg: Die Dokumente werden gedruckt, kuvertiert, frankiert und an die jeweilige Anschrift des Mitarbeiters versendet. Zeitverlust zwischen der Erstellung und Zustellung sowie hohe Kosten für Druck und Porto sind bei diesem Verfahren inklusive.

Durch Digitales Output Management (DOM) den herkömmlichen Prozess der HR-Dokumentenverteilung ablösen und langfristig Kosten sparen

DOM bietet vier Distributionswege für die Verteilung der HR-Belege:

  • per E-Mail
  • über einen internen Employee Self-Service (ESS)
  • via SAP HANA Cloud Platform
  • und natürlich auch im Druckverfahren
Grafik: Dokumenten-Verteilung

Für den notwendigen Schutz personenbezogener Daten (insbesondere bei elektronischem Zugriff per E-Mail oder auch über einen Employee Self-Service) wurde gesorgt. DOM bietet die Möglichkeit, HR-Dokumente als verschlüsseltes PDF via E-Mail an den Mitarbeiter zu senden. Die eigentliche E-Mail enthält ein automatisch generiertes Anschreiben und im Anhang findet der Mitarbeiter das HR-Dokument als PDF. Das PDF kann erst durch die Eingabe eines persönlichen Kennworts geöffnet werden und ist auf diese Weise geschützt. Die Verschlüsselungsstärke der PDFs durch DOM liegt bei 256-bit AES. Bei gemeinsam genutzten Systemen, z. B. Self-Services an einem Kiosk-Terminal, muss die Einsicht in die sensiblen, personenbezogenen Inhalte der HR-Belege Dritter verhindert werden. DOM bietet dafür beispielsweise die Funktionalität eines Inaktivitäts-Timeouts. Die Anwendung wird automatisch geschlossen, sollte der Nutzer im Rahmen eines definierten Zeitfensters keine Aktionen am System durchgeführt haben. 

Verteilung über SAP HANA Cloud Platform: Belege überall verfügbar

Bei dieser Form der Dokumentenverteilung sind die Daten vom Mitarbeiter nicht nur – wie beim internen ESS-Szenario – zentral im Unternehmen abrufbar, sondern zusätzlich auch jederzeit von jedem anderen Ort. Um Einsicht in die persönlichen Dokumente zu erhalten, sind nur die persönlichen Zugangsdaten und die Web-Adresse des Cloud-Speichers vorzuhalten.

Formulare und ergänzende Beiblätter

DOM beinhaltet bereits eine Reihe von Formularen in der Standardauslieferung von ABS Team. Darüber hinaus können Formulare über DOM dynamisch erzeugt und personalisierte Beiblätter erstellt werden. Folgende Formulare sind inklusive:

  • Zeitnachweis
  • Gehaltsnachweis
  • DEÜV-Meldung
  • Lohnsteuerbescheinigung
  • Reisekostenabrechnung
  • Persönlicher Einsatzplan
  • Dynamisches Formular

Weitere Formulare können kundenspezifisch über ein flexibles Framework hinzugefügt werden. Neben der Kernfunktion von DOM – der Verteilung von HR-Dokumenten und ergänzender Beiblätter – bietet unser Tool noch eine Reihe weiterer interessanter Features:

  • Übersicht über den Versandstatus aller Dokumente erstellen und speichern
  • Anlegen eines kundeneigenen Infotyps
  • Diverse Reports, beispielsweise ein Report zur Infotypvorbelegung, ein DSGVO-konformer Löschreport und ein Log-Report

Klingt DOM nach einer spannenden Lösung für die Verteilung Ihrer HR-Dokumente? Dann kontaktieren Sie uns! Gern präsentieren wir Ihnen DOM in einem Vor-Ort-Termin oder per Web-Session und erstellen Ihnen ein maßgeschneidertes Angebot.