Vom Dokumenten-Wildwuchs zum papierlosen Büro mit digitalen Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) für SAP

In vielen großen Unternehmen ist es noch gang und gäbe, dass Beschäftigte in den Personalabteilungen Vorlagen für HR-Dokumente lokal auf dem Rechner vorhalten und diese zur Erstellung von neuen Schriftstücken verwenden. Die notwendigen Personaldaten für ein bestimmtes Dokument, bspw. für ein Mitarbeiter-Zeugnis, übertragen die HR-Beschäftigten meist manuell aus SAP. Das ist gerade in größeren Unternehmen problematisch, wenn die HR-Abteilung sehr viele Dokumente in sehr kurzer Zeit erstellen muss und diese – wie im Falle der Zeugniserstellung – rechtssicher sein müssen und nach dem 4-Augen-Prinzip geprüft werden.

Typische Probleme bei nicht digitalisiertem Dokumentenmanagement sind u.a.:

• Gefahr, dass die HR-Abteilung falsche, veraltete Vorlagen nutzt, die bspw. nicht mehr dem Corporate Design entsprechen
• Fehler in den Dokumenten, da die HR-Mitarbeitenden Daten manuell eintippen/übertragen
• Freigaben der Dokumente benötigen viel Zeit, erfolgen via E-Mail oder über Umlaufmappen. Durch das zunehmende Homeoffice sind die Beschäftigten seltener am Standort und das Einholen von Unterschriften dauert sehr lang und ist ineffizient. Prozesse verlangsamen sich.

Die Vision vom papierlosen Büro und harmonisierten HR-Dokumenten, auf die alle Beschäftigten – egal von wo aus – zentral zugreifen können, wird daher mehr und mehr zur Notwendigkeit, um effizient arbeiten zu können. 

Eine Lösung, um HR-Dokumente kostengünstig und mit wenig Administrationsaufwand zu harmonisieren und zentral zu verwalten, bietet ein Digitales Dokumentenmanagement-System für SAP, kurz DMS für SAP. 
 

Durch das Digitale Dokumentenmanagement-System und die Lösungen der xft Add-On Suite für das Personalwesen (xft Document Composer, xft Personell Manager, xft Personell File, xft Zeugnismanager) sind Ihre Daten immer zentral verfügbar. Dadurch:

• erstellen Sie Schriftstücke automatisiert „per Knopfdruck“ aus dem SAP-System heraus
• gewährleisten Sie die Aktualität der Daten und Dokumente, da ein Systemwechsel vermieden wird 
• verwalten Sie Textbausteine und Corporate Design Vorlagen zentral und mit minimalem Aufwand
• steuern Sie Personalprozesse nachvollziehbar, schaffen standardisierte Prozesse und Transparenz
• vereinfachen Sie Freigabeverfahren bis hin zur elektronischen Signatur.

Das DMS dokumentiert die Erstellung von Dokumenten und archiviert die Dateien automatisch in einer digitalen Akte, sodass Sie sie revisionssicher und entsprechend Ihrer Compliance verwalten. 

Für das Erstellen von Dokumenten benötigen Sie keine Programmierkenntnisse. Die integrierte Word-Funktion macht das Arbeiten mit dem Digitalen Dokumentenmanagement für SAP leicht und intuitiv. 
 

Mit Hilfe der xft Add-On Suite für Ihr DMS erhalten Sie End-to-End digitalisierte Prozesse und arbeiten ausschließlich in der gewohnten SAP-Umgebung, ohne Medienbrüche. Sie steigern die Effizienz und Qualität von Abläufen: Ihre Beschäftigten erhalten ihre Verträge, Zeugnisse und angepassten Dokumente schneller, der Administrationsaufwand der Personalabteilung sinkt – und die Zufriedenheit auf beiden Seiten steigt. 

Im Einzelnen bietet Ihnen das DMS für SAP mit den xft Lösungen folgende Features. Es:

• erstellt den Schriftverkehr auf Basis von SAP-Daten automatisch (z.B. in Word, Excel).
• bildet Vorlagen, Genehmigungsworkflows und Unterzeichnungsprozesse in einem Tool ab
  • Sie können Stakeholder wie Betriebsrat, Führungskräfte etc. einfach in den Genehmigungsprozess einbinden und den Workflow sehr gut nachverfolgen und verwalten
  • Sie können Dokumente mit einer digitalen Signatur versehen (lassen)
• legt erstellte Dokumente (bspw. Zeugnisse, Sonderprämien, sonstige Korrespondenz) automatisch in die elektronische Personalakte (eAkte) ab. Sie können rechtliche Vorgaben so leichter einhalten (bspw. EU-DSGVO)
• enthält eine Rücklauf- und automatische Erinnerungsfunktion. Beschäftigte erhalten einen Reminder, wenn sie ein Dokument bzw. einen Anhang zurückschicken sollen. Die zurückgesendeten, gedruckten Dokumente lassen sich durch einen Barcode ebenfalls automatisch der eAkte zuordnen
• entlastet Sie bei der Dokumenten-Pflege. Es beinhaltet eine Art Baukastenprinzip mit Textvorlagen und Layoutelementen, aus dem Sie sich bedienen können, um Dokumente zu erstellen. Ändern Sie eines der Elemente, erfolgt die Anpassung in allen Schriftstücken, die auf die Vorlage zugreifen 
• ist eine No Code/Low Code Lösung. Sie können viele Realitäten mit einfach konfigurierbaren Regeln abbilden und Dokumententemplates selbst erstellen und konfigurieren
• bietet durch Employee-Self-Services (ESS) und Manager-Self-Services (MSS) die Möglichkeit, dass Mitarbeitende und Führungskräfte Prozesse selbst anstoßen. Sie lagern die Dokumentenerstellung teilweise aus und sparen Zeit
• hilft, Prozesse zu modellieren und zu standardisieren. Sie können Abläufe zentral und durchgängig bearbeiten 
• ermöglicht Ihnen, den Status von Vorgängen und Workflows nachzuverfolgen und so die internen Abläufe und Reportings besser zu überblicken
• lässt sich in SAP HCM und SAP SuccessFactors integrieren.

Die Zeugnisdokumente können Sie zudem: 

• schnell, einfach und rechtssicher erstellen
• anhand von Bewertungen (Schulnoten 1–6) automatisch mit passenden bzw. mit frei wählbaren Textbausteinen schreiben (wählen Sie z.B. Dreifach- Steigerungen „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“, Zweifach-Steigerungen, Auslassungen)
• mit eigenen Textblöcken versehen 
• in mehreren Sprachen ausgeben
• mit Tätigkeitskatalogen verknüpfen

Die Digitalisierung der HR-Prozesse durch DMS für SAP mit der xft Add-On Suite bietet Ihnen die Möglichkeit zum (Neu-)Definieren, Verschlanken und Optimieren interner Abläufe. Dadurch wird bspw. Homeoffice / standortunabhängiges Arbeiten von heute auf morgen möglich und unkompliziert, da alle Beschäftigten auf dieselben, zentral abgelegten Dokumente zugreifen. Der Traum vom papierlosen Büro wird wahr!

Insgesamt erleichtert Ihnen die Lösung den Arbeitsalltag, macht HR-Prozesse effizienter, entlastet die Personalabteilung – und schafft so mehr Raum für strategische HR-Themen. So stärken Sie Ihre Position als HR Business Partner im Unternehmen! 
 

ABS Team ist Ihr Umsetzungspartner für Digitales Dokumentenmanagement in SAP-Systemen. Wir arbeiten mit den XFT-Produkten für das Personalwesen (xft Document Composer, xft Personell Manager, xft Personell File, xft Zeugnismanager), die direkt an SAP gekoppelt sind, um Informationen, Dokumente und Prozesse an einer Stelle zusammenzuführen.
Zum Start des Projekts analysieren wir zunächst Ihre spezifische Situation und schauen, wie wir Ihre Prozesse verschlanken und optimieren können. Wir installieren die xft Lösungen bei Ihnen, übernehmen die Einrichtung, das Customizing und begleiten Ihre Prozesse und das Ausrollen der Software. ABS Team schult Sie zudem praxisnah auf Ihrem eigenen System, sodass Ihnen am Ende der von uns angebotenen Schulung bereits einige „fertige“ Dokumente zur Verfügung stehen. Serviceorientierung und Support bei der Prozessanalyse und der Dokumentenerstellung stehen bei uns im Mittelpunkt. 

Bei ABS Team können Sie sich auf umfangreiches Branchenwissen und technisches Know-How in SAP HCM und SAP Cloud Technologien verlassen. Wir besitzen Projekterfahrung aus zahlreichen, erfolgreichen Implementierungen bei Unternehmen verschiedenster Branchen und Größen. 

Das klingt interessant?