ABS Team Digitales Output Management (DOM)

In vielen Unternehmen ist es Alltag, dass Mitarbeitende (z. B. innerhalb der Produktion) keinen Zugang zu einem individuellen PC-Arbeitsplatz haben. Diese Beschäftigten erhalten ihre HR-Belege oftmals noch auf dem althergebrachten Weg: Die Dokumente werden gedruckt, kuvertiert, frankiert und an die jeweilige Anschrift des Mitarbeitenden versendet. Zeitverlust zwischen der Erstellung und Zustellung sowie hohe Kosten für Druck und Porto sind bei diesem Verfahren inklusive.

Mit Digitalem Output Management (DOM) die HR-Dokumentenverteilung digitalisieren

Mit DOM können Sie HR-Dokumente auf verschiedenen Wegen verteilen:

• per E-Mail
• über einen internen Employee Self-Service (ESS)
• via DOM in der Cloud – ein extern verfügbarer Online-Service
• und natürlich auch im Druckverfahren (über einen Drucker oder die ePost Business API)
  
  

Verlässlicher Datenschutz – On-Premise oder in der Cloud

Digitales Output Management bietet den notwendigen Schutz personenbezogener Daten (insbesondere bei elektronischem Zugriff per E-Mail und auch über einen Employee Self-Service bzw. Online-Service). Es ermöglicht, HR-Dokumente als verschlüsseltes PDF via E-Mail an Mitarbeitende zu senden. Die eigentliche E-Mail enthält ein automatisch generiertes Anschreiben mit dem HR-Dokument als PDF im Anhang. Das PDF kann der/die Mitarbeitende erst durch die Eingabe eines persönlichen Kennworts öffnen, sodass es sicher geschützt ist. Die Verschlüsselungsstärke der PDFs durch DOM liegt bei der maximalen Schlüssellänge von 256-bit AES.

Bei gemeinsam genutzten Systemen, z. B. Self-Services an einem Kiosk-Terminal, muss verhindert werden, dass Dritte die sensiblen, personenbezogenen Inhalte der HR-Belege einsehen können. DOM bietet dafür beispielsweise die Funktionalität eines Inaktivitäts-Timeouts. Die Anwendung schließt sich automatisch, wenn der Nutzer/die Nutzerin innerhalb eines definierten Zeitfensters keine Aktionen am System durchführt. 

Gerade wenn im Unternehmen keine Self-Service-Lösungen vorhanden sind, ist DOM in der Cloud ideal – Mitarbeitende können ihre HR-Dokumente jederzeit sicher online abrufen, ganz ohne internes ESS-System.