Umstellung auf die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) bis zum 01.01.2023: Das schaffen Sie!

Seit dem 01.01.2022 müssen die kassenärztlichen Praxen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (AU) elektronisch an die Krankenkassen melden. Die Unternehmen in Deutschland müssen nun nachziehen, denn am 31. Dezember 2022 läuft auch für die Arbeitgeber die Brückenfrist aus. Ab dem 01.01.2023 müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Krankenkassen „den gelben Schein“ vollständig und ausschließlich digital, als eAU, an sie weiterleiten können. Um dieser gesetzlichen Anforderung nachzukommen, stehen in den Unternehmen organisatorische Änderungen und Anpassungen der IT-Systeme an. Gehen Sie jetzt noch rechtzeitig in die Umsetzung.

Was wird mit der eAU von organisatorischer Seite anders? Kurzgefasst: Von einem beliebig individuellen, dezentralen Prozess geht es hin zu einer zentralen Meldekette, bei der das Unternehmen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aktiv von der Krankenkasse anfordert. Es gilt, eine papierlose Kommunikation sicherzustellen. Unmittelbar nachdem das Unternehmen Kenntnis über die Arbeitsunfähigkeit von Beschäftigten erlangt hat, muss es eine eAU-Abfrage bei der Clearingstelle durchführen. Daraufhin wird die eAU per digitaler Schnittstelle von der Krankenkasse in das führende SAP-Personalabrechnungssystem des Unternehmens übertragen. 

Personalabteilungen erhalten zukünftig keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Form des „gelben Scheins“ mehr. Aus ihrer Sicht kehrt sich der Prozess um: Beschäftigte „bringen“ die AU-Bescheinigung nicht mehr zu ihnen, sondern melden lediglich die Abwesenheit. Die HR-Abteilung lässt sich dann die AU mittels qualifizierter Abfrage von der Krankenkasse bestätigen. Arbeitgeber erhalten die Daten zur Arbeitsunfähigkeit, wie den Beginn und die Dauer, digital. Der Prozess beschleunigt sich, wird effizienter und für alle Beteiligten transparenter.

So könnte Ihr eAU-Prozess zukünftig ablaufen:

Für die Umstellung auf den eAU-Prozess sollten Sie zwei organisatorische Fragen klären: 

  • Wer nimmt die Krankmeldung von Beschäftigten im Unternehmen entgegen? 
  • Wer erfasst die Krankmeldung (= Abwesenheit) im SAP-System? 

Eine Lösungsmöglichkeit im Sinne fortschreitender Prozessdigitalisierung ist die Verwendung von ESS und MSS. Dabei erfassen Beschäftigte und Führungskräfte Daten z.B. zur AU direkt mittels SAP Fiori Self-Service-Apps und kommunizieren papierlos. Um den eAU-Anforderungen gerecht zu werden, müssen Unternehmen die technischen Voraussetzungen schaffen sowie Prozesse überarbeiten und Systemeinstellungen vornehmen. Ein Beispiel dafür ist das Bereitstellen eines geeigneten Auswahlkatalogs krankheitsbedingter Abwesenheiten in den Apps, auf den die Führungskräfte und Beschäftigten bei der systemischen Krankmeldung zugreifen können. 

ABS Team unterstützt Sie unter anderem in diesem Punkt durch attraktive Beratungspakete. Enthalten sind, je nach Paketumfang, Bestandsanalysen sowie Best Practice-Ansätze für Ihren elektronischen AU-Prozess. Bei Bedarf können Sie auch von unserer praxiserprobten Lösung ABS Team AU-Manager profitieren. 

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