Viele Unternehmen richten ihre HR-IT derzeit konsequent auf die Cloud aus. Im Fokus steht derzeit die Transformation der Entgeltabrechnung in die Full Public Cloud. SAP SuccessFactors Employee Central Payroll (ECP) ist in diesem Zusammenhang die skalierbare und standardisierte Plattform für zentrale HR-Prozesse. Der Schritt weg von individuellen On-Premise-Landschaften hin zu cloudbasierten Standardprozessen verschlankt die HR-Systemarchitektur und schafft die Basis für moderne Steuerungs- und Governance-Funktionen. Wo regulatorische oder organisatorische Vorgaben eine direkte Cloud-Nutzung noch einschränken, können Modelle wie S/4HANA Payroll Standalone als Übergangsszenario dienen.
Unternehmen öffnen mit diesen strategischen Ausrichtungen die Tür zu Lösungen wie dem Payroll Control Center (PCC) und der Fiori-App „Manage Payroll Activities“. Die entscheidende Frage lautet dabei nicht mehr, ob diese Komponenten eingesetzt werden sollten. Vielmehr geht es darum, wie sie Effizienz, Transparenz und Steuerbarkeit der Entgeltabrechnung künftig messbar verbessern.
In diesem Artikel finden Sie einen kompakten Überblick darüber, wie die SAP-Komponenten Payroll Control Center (PCC) und die Fiori-App „Manage Payroll Activities“ den Abrechnungsprozess in der Praxis verändern.
Was der klassische Abrechnungsablauf heute braucht
Die SAP-Personalabrechnung ist in vielen Unternehmen ein über Jahre gewachsener, stabiler Prozess. Doch genau das bringt Herausforderungen mit sich: Der Gesamtprozess besteht aus zahlreichen Einzelschritten und viele davon werden noch manuell durchgeführt. Dabei entstehen immer wieder Probleme, etwa bei der Sicherung der Datenqualität im Vorfeld der Abrechnung, beim Versuch, den Überblick über den Gesamtprozess zu behalten, oder beim Zugriff auf aktuelle Status- und Reportinginformationen zum Abrechnungsprozess und dessen Schritten.
Mit den PCC Payroll Activities liefert SAP eine Lösung, die diese Schwachstellen gezielt adressiert – mit konfigurierbarer Vorab-Datenanalyse, durchgängiger Prozessdarstellung und Live-Reporting.
Abrechnungsaktivitäten: den Gesamtprozess immer im Blick
Mit den PCC Payroll Activities wird die Personalabrechnung erstmals als durchgängiger, steuerbarer Prozess abgebildet, von der ersten Datenprüfung bis zum finalen Reporting. Das Herzstück bilden die Abrechnungsaktivitätslisten. Sie strukturieren den gesamten Ablauf in klar definierte Aktivitäten, die jeweils mehrere Einzelschritte bündeln – etwa die Erstellung von Buchungsbelegen oder das EEL-Meldeverfahren.
Abb. 1: Ausschnitt einer Abrechnungsaktivitätsliste für den Abrechnungsprozess
Abb. 2: Übersicht der Einzelschritte zur Aktivität für das EEL-Meldeverfahren
Jede Aktivitätsliste lässt sich vollständig kundenindividuell konfigurieren. So können Sie nicht nur festlegen, welche Schritte in welcher Reihenfolge ablaufen, sondern auch, wie diese gesteuert werden:
- Automatische oder manuelle Bestätigung,
- Parallelisierung,
- Ablaufsteuerung nach Personengruppen, z. B. Personalbereichen
Ergänzt wird dies durch detaillierte Reportingmöglichkeiten zu jedem einzelnen Schritt. Das bietet maximale Transparenz im laufenden Prozess.
Monitoring: Datenqualität von Anfang an sichern
Ein zentraler Vorteil der PCC Payroll Activities: Die Abrechnung beginnt nicht erst mit der ersten Lohnabrechnung, sondern schon mit dem Start der Abrechnungsperiode. Bereits hier greift das Monitoring – eine Art Frühwarnsystem in Echtzeit zur Qualitätssicherung der Personaldaten.
Dabei prüft das System über konfigurierbare Regeln die Konsistenz von Stamm-, Lohnarten-, Zeitwirtschafts- und Meldedaten. Simulative Abrechnungen liefern aktuelle Ergebnisse, auf deren Basis z. B. ein präzises Lohnartenreporting möglich ist.
Die Prüfregeln lassen sich ohne Programmieraufwand individuell erstellen, von einfachen Checks (z. B. fehlende Steuernummer im Infotyp 0012) bis zu komplexeren Prüfungen wie Dienstwagenregelungen. Auch die betroffenen Personengruppen können flexibel eingegrenzt werden.
Abb. 3: Prüfregeldefinition
Abb. 4: Einschränkung der Prüfregel auf bestimmte Mitarbeitergruppen
Auffälligkeiten werden als Alerts ausgewiesen, mit zusätzlichen Informationen angereichert und automatisch an die zuständigen Sachbearbeiter verteilt. So bleibt die Datenqualität jederzeit transparent und ist nicht länger eine Blackbox.
Abb. 5: Liste der Alerts zur Prüfung für die Bearbeitung durch den Sachbearbeiter
Status und Reporting: immer aktuell, immer im Zugriff
Mit dem integrierten Designer können Sie für jeden Abrechnungsschritt individuelle Dashboards erstellen, ganz ohne Programmierung. Diese Dashboards liefern aktuelle Status- und Reportinginformationen zum Abrechnungsprozess und dessen Schritten und sind damit eine wertvolle Unterstützung für HR und IT.
Die Designer-Dashboards ermöglichen:
- Grafische Darstellungen wichtiger Kennzahlen
- Anzeige von Spool-Listen oder Lohnartentabellen
- Verlinkungen in andere Anwendungen oder Drill-down-Navigation
So entsteht ein zentrales Cockpit, das nicht nur den Überblick verbessert, sondern auch fundierte Entscheidungen im Abrechnungsprozess unterstützt. Es funktioniert in Echtzeit und ohne Medienbrüche.
Abb. 6: Designer-Dashboard
Mit den PCC Aktivitätslisten erhalten Unternehmen eine Abrechnungslösung, die den gesamten Prozess transparent, strukturiert und informativ abbildet. Der aktuelle Ausführungsstand jedes Abrechnungslaufs ist jederzeit direkt einsehbar. Das integrierte Monitoring sorgt frühzeitig für die nötige Datenqualität und schafft damit die Grundlage für eine reibungslose Echtabrechnung.
Dank der Designer-Funktionen lassen sich zudem jederzeit präzise Auswertungen zu laufenden Prozessschritten erstellen – individuell, aktuell und ohne Programmieraufwand. Das Ergebnis: Weniger manuelle Kontrolle, mehr Prozessklarheit und ein echter Mehrwert für Fachbereich und IT.
Mehr Übersicht, weniger Aufwand – ein starkes Framework für Ihre Abrechnung
Mit den Aktivitätslisten des Payroll Control Centers (PCC) stellt SAP ein zentrales Steuerungs- und Governance-Framework für die Personalabrechnung bereit. Unternehmen erhalten ein strukturiertes Instrument, um ihr HR-Operating Model systematisch weiterzuentwickeln und an moderne Betriebsmodelle anzupassen. Die Fiori-basierte, rollenorientierte Benutzeroberfläche sorgt dafür, dass Abrechnungsprozesse einheitlich und standardisiert ablaufen. Diese gelten Vorteile unabhängig davon, ob Sie ein klassisches On-Premise-Szenario nutzen oder bereits mit cloudbasierten Lösungen wie SAP SuccessFactors Employee Central Payroll in der Full Public Cloud arbeiten.
Fachlich betrachtet werden durch die strukturierte Orchestrierung von Aufgaben, Prüfungen und Freigaben mehrere Ziele gleichzeitig erreicht: Die operative Komplexität sinkt, Rollen und Verantwortlichkeiten werden klar zugeordnet, und die Nachvollziehbarkeit aller Schritte im Abrechnungszyklus steigt deutlich. Verantwortliche können so jeden Prozessschritt besser verstehen, bewerten und bei Bedarf gezielt optimieren.
Darüber hinaus unterstützt das Payroll Control Center dabei, eine hohe Prozessdisziplin und verlässliche Betriebssicherheit zu etablieren. Das ist insbesondere relevant, um Payroll-Modelle skalierbar, revisionssicher und effizient betreiben zu können. In Summe wird das Payroll Control Center damit zu einem zentralen Enabler für Governance, Cloud-Readiness und eine zukunftsfähige HR-IT- und Prozesslandschaft, in der Personalabrechnung transparent, kontrollierbar und auditierbar gestaltet werden kann.
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