Wird Veränderung so gestaltet, dass Menschen gern mit neuen Lösungen arbeiten, haben alle gewonnen... fachlich, technisch, kulturell. Aber wie gelingt der Wandel und warum ist die Personalabrechnung dabei ein zentraler Hebel?
Die Ablösung von SAP-Payroll On-Premise ist ein strategisch erforderlicher Schritt: Mit dem anstehenden Wartungsende steigen die Kosten für den Systemerhalt, und ohne Hersteller‑Support drohen Compliance‑Risiken und mangelhafte Übertragung an die Behörden. Doch wer den Wechsel nur als Pflichtübung sieht, verschenkt Potenzial. Richtig angegangen, wird die Migration zur Employee Central Payroll (ECP) zur Chance, Daten zu bereinigen, Standards zu verankern und KI‑fähige HR‑Prozesse aufzubauen. Der Pflichttermin wird zur Gestaltungschance.
Die goldene Regel der Payroll: Sie muss funktionieren! Ohne Transformationsprojekte, die den Systemstand von SAP ERP Central Component (ECC) On-Premise ab sofort auf eine Cloud-Strategie verändern, wird die Payroll allerdings demnächst nicht mehr funktionieren. Ein Systemwechsel ist obligatorisch. Und, ja: Solche Projekte sind komplex, sowohl fachlich-technisch als auch kommunikativ im Umgang mit einer größeren Anzahl unterschiedlicher Stakeholder.
Aber widmen wir uns besser ab sofort einer motivierenden Perspektive über HR-IT-Transformation. Reden wir darüber, wie es gelingen kann!
Die Payroll muss, vor allen anderen Mehrwertversprechen, verlässlich funktionieren. Die Personalabrechnung ist jedoch nicht die einzige Aufgabe, die HR-Teams zu meistern haben, nicht der einzige Parameter an dem Erfolg und Güte betrieblicher Personalarbeit heutzutage und in Zukunft gemessen wird. Für dieses Darüberhinaus gibt es klare Erwartungen an die Zukunft der HR-Systeme: mehr digitale HR-Prozesse, maximale Automatisierung, mehr Partizipation für Mitarbeitende und Führungskräfte durch Self-Services, innovativere Funktionalität und leichtere Bedienbarkeit der Systeme für die Sachbearbeiter, schnellere und verlässliche HR-Kennzahlen mit echten Erkenntnissen sowie die Integration von KI-Services. Mit Verharren im Status Quo der HCM-Systemarchitektur On-Premise ist das nicht möglich. Dazu braucht es aktive Veränderung der technischen Plattform.
Warum die Payroll der eigentliche Brennpunkt jeder HR-Transformation ist
Bevor Organisationen über KI und Employee Experience reden, sorgt die Payroll für den entscheidenden Qualitätsmaßstab. Das hat einschlägige Gründe:
- Rechtliche Unnachgiebigkeit: Die Abrechnung von Löhnen und Gehältern muss immer pünktlich und korrekt erfolgen – Fehler sind nicht nur ein Imageschaden, sondern können rechtliche Konsequenzen haben.
- Ein hochautomatisierbarer Kernprozess: Die Payroll ist ein strukturierter und regelmäßiger Prozess, trotz aller Besonderheiten und Ausnahmen. Vor- und Nachbereitungen mit Schnittpunkten zur Zeitwirtschaft, Zulagenberechnung, Sozialversicherungsmeldungen und Finanzintegration sind eng miteinander verzahnt.
- Technische Schulden bei HCM-Bestandssystemen: Teils über Jahrzehnte wurden SAP HCM-Payroll-Frameworks von Unternehmen individualisiert. Die Dokumentation dieser Sonderwege ist möglicherweise unvollständig oder steckt in den Köpfen weniger Experten.
- Schnittstellen-Sensibilität: Payroll hängt unter anderem an der Zeiterfassung, der Finanzbuchhaltung, diversen Banksystemen und Behördenmeldungen. Jede Lücke durch Berechnungsfehler kann für die HR-IT Dominoeffekte auslösen.
- Messbarer Wert & Risiko: Ein fehlerhafter Payroll-Lauf macht deutlich, was Transformation kosten darf und was Verzögerungen kosten werden. Ein digitaler Personalabrechnungsprozess stellt Maximalanforderungen an die Datenqualität.
Die Payroll ist daher zugleich Bewährungsprobe und Goldstandard für jede HR-Transformation. Gelingt es hier, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass auch andere HR-Prozesse von der Systemveränderung profitieren können.
Die Transformation der Payroll wird zur Erfolgsgrundlage für alle digitalen HR-Prozesse
Wer die Payroll sicher transformiert, hat die Basis für einen End-to-End digitalen Employee Lifecycle (Hire-to-Retire) auf ein solides Fundament gestellt. Eine gewohnt zuverlässige Durchführung der Personalabrechnung, aber auf einer erneuerten und erweiterbaren Architektur ist das Ziel. Diese starke und skalierbare Basis ist mit der Employee Central Payroll (ECP) möglich.
Sie erhalten mit der ECP eine leistungsstarke Payroll Engine in der Cloud, die im gewohnten Umfang hochkomplexe Abrechnungsdaten prozessiert, korrekt und pünktlich. Parallel setzen Sie SAP SuccessFactors Employee Central (EC) als führendes HR-Stammdatensystem inklusive SAP SuccessFactors Time Tracking für die Zeiterfassung auf. Von EC ausgehend lassen sich weitere HR-Prozesse modular erweitern, u. a. die Personalbeschaffung oder Prozesse zur Leistungsbeurteilung, Ziel- und Vergütungsvereinbarung. Wer Cloud-Transformation an der Payroll ausrichtet, erreicht höchste Datenqualität, Integration sowie Compliance und setzt die Standards für alle übrigen HR-Prozesse.
Klare Linien, planbare Budgets, verlässliche Zeitpläne für die ECP – Wichtige Leitplanken für Projektleiterinnen und ‑Projektleiter
Für die Payroll Cloud-Transformation helfen folgende Grundprinzipien:
- Cloud First, Standard First: Jede Abweichung vom Standard braucht einen triftigen Business Case.
- Data as a Product: Payroll-Daten benötigen klare Owner, SLAs und Qualitätsmetriken.
- Responsible AI: Künstliche Intelligenz ist via SAP Business AI und Joule verfügbar und kann somit transparent, fair und auditierbar eingesetzt werden.
Die Transformation als Serie in sechs Episoden: Staffel 1- Payroll
Episode 1: Discovery & Process-Deep-Dive
Schaffen Sie Transparenz über den aktuellen Payroll-Prozess, sichten und bewerten Sie bestehende Regeln, Schnittstellen sowie Datenflüsse. Methoden wie Process-Mining, Data Profiling und Stakeholder-Interviews (auch mit den Abrechnern) helfen Ihnen, Klarheit über den Komplexitätsgrad der Ausgangssituation zu gewinnen. Und damit werden sinnvolle Entscheidungen/Priorisierungen für System-Bereinigungen möglich.
Episode 2: Fit-to-Standard & Process-Design
Sie prüfen die Standardprozesse von Employee Central Payroll auf Basis Ihrer Discovery-Phase ab. Haben Sie Lücken identifiziert? Dann evaluieren Sie kritisch anhand des Business Values, ob eine kundenindividuelle Erweiterung (bspw. Betriebsvereinbarung, Tarifverträge) tatsächlich notwendig ist. Falls ja, bauen Sie einen Backlog für diese Entwicklungsthemen auf. Ein Merksatz: Jede Entgeltart erzählt eine Geschichte aber in die Cloud darf nur, was heute noch Mehrwert bietet.
Episode 3: Clean-up
Sie kennen nun Ihren Zielprozess und wissen, was verzichtbar geworden ist. Bereinigen Sie Ihre Altdaten, wie nicht mehr relevante Lohnarten oder Zeitbuchungen im Sinne des Clean Core-Prinzips.
Episode 4: Build, Integrate & Automate
Nun ist eine verlässliche qualitätsorientierte Umsetzungsvorlage für Ihre neue Payroll erreicht. Die technische Konfiguration Employee Central Payroll wird durchgeführt, inkl. Aufbau von Automatisierungen und KI-Szenarien.
Episode 5: Test & Cutover
Alles testen, End-to-End, den ganzen Prozess – und Transparenz schaffen für alle Personen, die für den Erfolg dieser Veränderung wichtig und in den Projektverlauf involviert sind. Erst dann ist es verantwortungsbewusst, den Ablaufplan zum Go-Live anzugehen. Eine weitere technische Komponente rund um die Cloud-Strategie der SAP-Payroll beweist spätestens jetzt ihren Mehrwert. Mit dem Payroll Control Center heben Sie nach dem Produktivstart die Usability des Abrechnungssystems für Ihre Sachbearbeiter auf ein neues Level. Bereits beim Testen der Abrechnung hilft Ihnen dieses nützliche Feature rund um ECP, EC und Time Tracking den Überblick in punkto Datenqualität sowie Datenintegration zu behalten. Sie erkennen schnell und übersichtlich, wo Daten fehlen und den Abrechnungslauf gefährden können.
Episode 6: Run, Learn, Improve
Und nach dem Go-Live? Steht die Stabilisierung der ersten Abrechnungsläufe im Fokus, sollte zusätzlich intensiv geprüft werden, ob sich KPIs wie die Durchlaufzeit, Fehlerquote oder auch die Anzahl an Nachberechnungen wie gewünscht positiv verändern. Ab diesem Moment gilt (unterstützt von der fortwährenden Weiterentwicklung der SAP-Cloud-Komponenten) der Grundsatz des Continuous Improvement. Auf der Grundlage Ihres Backlogs und durch die Möglichkeiten neuer Funktionen aus den SAP SuccessFactors-Release-Updates formen Sie die nächste Staffel Ihrer Transformation. Beurteilen Sie regelmäßig, bspw. in Quartals-Reviews, in welchem Umfang weitere Automatisierungen, neue Self-Services oder erweiterte KI-Szenarien benötigt werden. Agilität und Iteration sind fest verankerte Grundprinzipien einer SAP HCM Cloud-Strategie und machen genau diese dynamische Anpassungsfähigkeit möglich.
Synergieeffekte und Timing: JETZT ist der richtige Moment für Veränderung
Das eingangs erwähnte „Wollen“ wird nun greifbar: Es steht sinnbildlich für jene Erfolgsfaktoren, die in jedem Digitalisierungsprojekt eine Rolle spielen – unabhängig vom betroffenen Fachprozess. Je komplexer die Anforderungen, desto stärker wirkt sich dieser Gestaltungswille auf das Gelingen aus. Software nachhaltig und mit echtem Mehrwert zu gestalten, gelingt durch strukturiertes Vorgehen, Klarheit im Zielbild und den Mut zur Veränderung. Die Neuaufstellung der Payroll in einer innovativen SAP Cloud-Architektur ist dafür ein exzellentes Beispiel. Die Payroll-Transformation ist unter diesen Leitplanken keine Pflichtübung mehr – sie ist die Chance HR-Arbeit für die Herausforderungen und Chancen einer KI-basierten, digitalen Zukunft aufzustellen.
Mit dem zu erwartenden Wartungsende von SAP HCM On-Premise und der dynamischen Entwicklung innovativer Technologien rund um SAP SuccessFactors, der Business Technology Plattform und SAP Business AI, eröffnet sich ein einmaliges Zeitfenster. Die SAP-Roadmap ist abgesteckt, ein Full Public Cloud-Ansatz für alle HR-Geschäftsprozessbereiche (inklusive Payroll und Zeitwirtschaft) ist möglich – und sinnvoll. Warten lohnt sich nicht.
Beschäftigen Sie sich jetzt mit Digitalisierungs- und Transformationsprojekten in Ihrer HR-IT! Wer zügig startet, sichert sich die besten Experten und eine saubere Umsetzung. Networking mit SAP, Beratungspartnern und anderen SAP-Kunden liefert wertvolle Impulse – und eröffnet neue Perspektiven.
Notiz: Dieser Artikel wurde auch in gekürzter Form im IT-Onlinemagazin veröffentlicht.
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