Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnungen korrekt und pünktlich erstellt werden. Jedem ist klar: Eine fehlerhafte Abrechnung kann nicht nur zu unzufriedenen Beschäftigten führen, sondern auch zu hohen Kosten und möglichen rechtlichen Folgen. Die Abrechnung muss stimmen!
Abrechnung unter Zeitdruck – und was dann?
Doch häufig sieht das Szenario in Unternehmen so aus: Der Abrechnungsprozess wird erst gegen Ende des Monats angestoßen. Die Zeitspanne für die Abrechnung ist nur sehr kurz. In dieser kurzen Zeit müssen zahlreiche notwendige Korrekturen vorgenommen werden. Unter der knappen Bearbeitungszeit leiden Sorgfalt, Übersicht und Effizienz. Kommen auch noch personelle Ausfälle (z. B. durch Krankheit) in der Personalabteilung hinzu, droht schnell eine Überlastung der verbleibenden Kapazitäten.
Oft ist es nicht möglich das Abrechnungsteam personell aufzustocken. Es muss eine andere effiziente Lösung geben um eine korrekte Abrechnung sicherzustellen! Ein kontinuierliches und automatisiertes Überwachungsverfahren bereits vor der Echtabrechnung kann weiterhelfen.
Hat SAP mit dem Payroll Control Center (PCC) die Lösung im Angebot?
Tatsächlich: Das PCC ist ein sehr mächtiges Tool und bietet eine hervorragende Monitoring-Möglichkeit für die SAP Personalabrechnung. Zudem ist es für Unternehmen, die SAP bereits nutzen, ohne weitere Lizenzkosten einsetzbar. Es beinhaltet wirkungsvolle Features für die Vorbereitung eines sorgfältigen und effizienten Abrechnungsprozesses.
Dabei geht es nicht nur um die Überwachung von Stammdaten, sondern auch von Ergebnisdaten vom Beginn der Abrechnungsperiode bis hin zur echten Abrechnung. Das Payroll Control Center verwendet das Prinzip der laufenden Überwachung. Im Gegensatz zu herkömmlichen Auswertungsmethoden erzeugt es keine zeitpunktbezogenen Fehlerlisten, sondern sorgt für eine dauerhaft und automatisch aktualisierte Fehlerermittlung.
Dieser Monitoring-Prozess ist das Herzstück des PCC: In der Regel überwacht er alle Personalnummern eines Abrechnungskreises bezüglich definierter Richtlinien. Er wird bereits zu Beginn einer Abrechnungsperiode initial gestartet. Anschließend überwacht er vollautomatisch seine Personalnummernmenge. Dabei erkennt der Prozess Änderungen an Stammdaten überwachter Personalnummern und führt für diese automatische Richtlinienüberprüfungen durch. Nach dem ersten Prüflauf werden die Folgeläufe nur noch für Personalnummern mit Stammdatenänderungen vorgenommen, was den Laufzeitaufwand gering hält. Auf diese Weise ist der Prozess mit minimalem Ressourcenaufwand jederzeit auf dem aktuellen Stand ohne die Notwendigkeit eines manuellen Eingriffs in den Prozess.
Auch die Überwachung von Abrechnungsergebnissen oder Meldeverfahren ist noch vor der produktiven Durchführung der Abrechnung möglich. Der Prozess arbeitet auf Basis von Simulationsabrechnungen und identifiziert auffällige Konstellationen in den Abrechnungsergebnissen noch bevor sie überhaupt in der Erstabrechnung sichtbar werden. Dieser Ansatz entzerrt die zeitliche Komponente und erleichtert den Korrekturprozess.
Abb.: Darstellung des Monitoring-Prozesses mit SAP Payroll Control Center
Eindeutige Zuweisung von Meldungen und Tipps zur Fehlerbehebung mit dem Payroll Control Center von SAP
Der Prozess meldet identifizierte Fehler automatisch an die zuständigen Teams der Sachbearbeitung und weist sie ihnen zu. Werden Meldungen (auch Alerts genannt) bearbeitet, d. h. die Fehler korrigiert, erkennt der Prozess dies ebenfalls und nimmt eine entsprechende Aktualisierung der Fehlerlisten vor.
Sachbearbeitende der Abrechnung finden in ihrer Aufgabenliste jederzeit eine aktuelle und exklusive Liste der ihnen individuell zugewiesenen und zu bearbeitenden Alerts. Die zuständige Person behält leichter den Überblick über noch zu bearbeitende Meldungen. Das PCC bietet zusätzlich die Möglichkeit, Alerts mit Kommentaren zu versehen oder an andere Sachbearbeitende zur Bearbeitung weiterzuleiten. In der Alert-Detailsicht erstellt das Tool Informationen zur Fehlerursache bis hin zu simulierten Entgeltnachweisen und bietet sogar Lösungsvorschläge für die Sachbearbeitenden an.
Abb.: Sicht des/der Sachbearbeitenden (Meldungsliste) im Payroll Control Center
Die Bearbeitung der identifizierten Alerts sollte zeitnah erfolgen und vor allem auch ausfallsicher geschehen. Um dies zu unterstützen, beinhaltet ein PCC-Sachbearbeiter-Team nicht ausschließlich Sachbearbeitende, sondern auch eine Teamleitung. Die Teamleitenden arbeiten mit einer Teamübersicht, welche die Zuständigkeiten bei der Alert-Bearbeitung innerhalb des Teams klar darstellt. Auf diese Weise kann die Teamleitung die Zuständigkeiten und den Bearbeitungsstand der Sachbearbeitenden gut überblicken. Bei Bedarf kann die Leitung manuell Alerts zu Sachbearbeitenden zuteilen, etwa um bei personellem Ausfall die Meldungen des/der Erkrankten an andere Sachbearbeitende weiterzugeben.
Abb.: Sicht der Teamleitung mit Zuordnung der Aufgaben an die Mitarbeitenden im PCC
Wir halten fest: Das Payroll Control Center von SAP ist ein hilfreiches Tool, welches grundsätzlich die Qualität der Abrechnung unterstützt, den Abrechnungsprozess entzerrt und die Sachbearbeitung entlastet. Dreh- und Angelpunkt sind Meldungen zu Auffälligkeiten im Prozess (die sogenannten Alerts), welche die Sacharbeitenden in der Fachabteilung bewerten und ggf. korrigieren müssen.
Klasse Tool, aber ...
... woher weiß das System eigentlich, welcher Sachverhalt zu einer Personalnummer zu einem Alert im PCC führen sollte? Wie wird festgelegt, welche Meldung in welcher Aufgabenliste aufschlagen sollte? Wer definiert die Richtlinien, die dazu führen, dass Meldungen nach inhaltlichen Kriterien gruppiert (z. B. nach Lohnarten oder Stammdaten) und mit dem Überwachungsprozess verknüpft werden?
Das ist tatsächlich die Krux an der Sache. Im Standard wird das SAP Payroll Control Center ohne vordefinierte Prüfinhalte ausgeliefert. Es sind zwar einige Vorlagen vorhanden, an denen sich Systemadministrierende mit Programmierkenntnissen orientieren können. Die Abbildung von Prüfmechanismen mittels Programmierung bleibt aber eine komplexe Aufgabe. Ohne hinreichend bereitgestellte Prüfinhalte hilft das Payroll Control Center leider nicht dabei, die Qualität des Abrechnungsprozesses zu sichern. Doch wie kann es dann gehen?
Vom ersten Tag an das volle Potenzial des PCC für die Abrechnungsüberwachung nutzen
Damit das Payroll Control Center ab Tag 1 im Produktivbetrieb Mehrwert und Entlastung bringt, arbeitet ABS Team mit einer Kombination aus paketierten Lösungen. Diese ermöglichen einen schnellen und reibungslosen Einstieg in das PCC.
Mit dem PCC Starter Paket wird die komplette technische Einrichtung des PCC abgedeckt. Der preisliche Rahmen des Pakets ist klar definiert und der kundenseitige Aufwand sehr überschaubar. Innerhalb von nur zwei Wochen ermöglicht dieses Paket, das Payroll Control Center in Ihrem Unternehmen produktiv zu nutzen.
Über das PCC Add-on wird anschließend das volle Potential des PCC sofort verfügbar. Damit erwerben Kunden eine umfassende Menge an Vorlagen für das Customizing von Prüfregeln im PCC. Eine Vielzahl von bereits voreingerichteten Prüfungen zu Stammdaten, Lohnarten und Meldeverfahren ermöglichen es, direkt das volle Potenzial des Überwachungsprozesses auszuschöpfen. Weitere Prüfungen können auf Basis umfangreicher Prüfungsvorlagen anschließend auch ohne Programmierkenntnisse mittels Customizing erstellt werden.
Abb.: Prüfungsdefinition für offene Forderungen per PCC Customizing
Unternehmen, die das PCC bereits nutzen, erhalten durch die separate Einführung des PCC Add-on die Möglichkeit, ihr Monitoringpotential zu optimieren. Ausgelieferte Prüfregeln sowie umfangreiche Vorlagen erlauben eine schnelle und effiziente Qualitätssteigerung des Abrechnungsmonitorings.
Ist das SAP Payroll Control Center einmal korrekt konfiguriert, ist es ein mächtiges Überwachungstool für den Abrechnungsprozess. Denn das PCC bietet nicht nur die Möglichkeit einer Personalnummernüberwachung auf Grundlage von Prüfungen und Richtlinien. Es kann auch für den gesamten Abrechnungskreis Auswertungen auf Basis von Key Performance Indikatoren (KPIs) vornehmen. Diese beziehen sich nicht auf Einzelpersonen, sondern bilden ganzheitliche Informationen zum Prozess ab. Die Erstellung von KPIs ist ebenfalls auf Basis von Vorlagen über ein Customizing möglich.
Abb.: KPIs zum Überwachungsprozess des Payroll Control Centers
Frühzeitig handeln, besser abrechnen
Die Qualität der Personalabrechnung steht und fällt mit Übersicht, Zeit und Systemunterstützung. Genau hier setzt das SAP Payroll Control Center an: Es ermöglicht die frühzeitige, fortlaufende und automatisierte Überwachung der Personaldaten und Abrechnungsprozesse – vom Stammdatensatz bis zur Ergebnisprüfung. Fehler werden frühzeitig erkannt, direkt an die verantwortlichen Personen weitergeleitet und systematisch bearbeitet. So sinkt der Korrekturaufwand, die Abrechnung wird sicherer und HR wird entlastet.
Damit das PCC sofort echten Mehrwert liefert, bietet ABS Team mit dem PCC Starter Paket und dem PCC Add-on einen schnellen, strukturierten Einstieg – inklusive sofort einsetzbarer Prüfregeln, die sich ohne Programmierkenntnisse anpassen lassen.
Sie möchten Ihre Abrechnung sicherer, effizienter und stressfreier gestalten?
Dann sprechen Sie uns an – wir begleiten Sie von der Einrichtung bis zur Optimierung Ihrer individuellen Prüfprozesse.
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