Digital Adoption bedeutet, dass digitale Systeme wie SAP SuccessFactors nicht nur technisch bereitgestellt, sondern im Arbeitsalltag verstanden, akzeptiert und sicher genutzt werden. WalkMe, eine Plattform für Digital Adoption, unterstützt Mitarbeitende direkt im System, hilft bei der Orientierung, reduziert Fehler und macht sichtbar, an welchen Stellen digitalisierte Prozesse ins Stocken geraten.
Doch was tun, wenn ein Prozess trotz technischer Umsetzung nicht reibungslos funktioniert? Wir zeigen, wie WalkMe genau dort ansetzt und wie Unternehmen dadurch ihre HR-Prozesse gezielt verbessern können.
In Kundengesprächen begegnet uns immer wieder die Aussage: „SAP SuccessFactors kann man ja nicht wirklich anpassen.“ Diese Einschätzung hält sich hartnäckig – obwohl die Praxis ein anderes Bild zeigt. SAP SuccessFactors lässt sich sehr wohl an unternehmensspezifische Prozesse anpassen, auch bei komplexen Anforderungen. Entscheidend ist jedoch eine andere Frage, die in Projekten oft zu kurz kommt: Werden diese Prozesse im Alltag tatsächlich verstanden, genutzt und konsequent bis zum Ende durchlaufen?
Genau hier setzt das Thema Digital Adoption mit WalkMe an. Es geht nicht nur um die technische Abbildung eines HR-Prozesses, sondern darum, dass Mitarbeitende und Führungskräfte sicher durch den Prozess geführt werden, typische Fehler vermeiden und Aufgaben ohne Reibungsverluste abschließen.
Ein Beispiel aus unserer Projektpraxis verdeutlicht diesen Unterschied. Bei diesem Kunden, ein Unternehmen der Chemiebranche mit >10.000 Beschäftigten, existierte ein mehrstufiger Freigabeprozess für Einstellungen und Nachbesetzungen, der als zentrales Steuerungsinstrument für Personalkosten diente. Jede Maßnahme musste beantragt und anschließend über sieben Genehmigungsstufen geführt werden – von der antragstellenden Führungskraft über mehrere Managementebenen bis zur Unternehmensspitze.
Der Prozess wurde mit SAP SuccessFactors Employee Central vollständig abgebildet. Technisch funktionierte alles wie geplant. Damit war klar: Auch komplexe Freigabestrukturen lassen sich in SuccessFactors umsetzen.
Nach dem Go-live meldeten sich jedoch erste Führungskräfte zurück. Der Prozess sei zu kompliziert, Entscheidungen würden zu lange dauern und Nachbesetzungen verzögerten sich. Technisch funktionierte alles, aber im Arbeitsalltag zeigte sich: Der Ablauf passte noch nicht zur tatsächlichen Nutzung. An dieser Stelle kam WalkMe zum Einsatz und half, den Ablauf genauer zu analysieren.
Um herauszufinden, warum der Freigabeprozess im Arbeitsalltag nicht wie geplant funktionierte, wurde WalkMe über SAP SuccessFactors eingesetzt. WalkMe machte sichtbar, an welchen Stellen Nutzerinnen und Nutzer im Antrag unsicher wurden oder den Vorgang abbrachen. Besonders häufig betraf dies:
die Begründung der Maßnahme,
die Darstellung des Business Cases sowie
Pflichtfelder mit unklarer Erwartungshaltung.
Diese Erkenntnisse wurden direkt genutzt, um den Prozess innerhalb von SuccessFactors kontextbezogen zu unterstützen. An diesen Punkten setzten wir gezielt mit interaktiven Schritt-für-Schritt-Anleitungen an, die durch den Prozess führen, ergänzt durch kontextsensitive Hilfetexte direkt an den relevanten Feldern. Diese Walk-throughs und Smart Tips erscheinen unmittelbar im Moment der Nutzung (On-Screen-Tutorial), ohne dass die Nutzer danach suchen müssen. Die Anträge wurden ab dann vollständiger und konsistenter. Der Prozess konnte strukturierter gestartet werden und verlief insgesamt reibungsloser.
Ein zusätzlicher Mehrwert ergab sich aus der Kombination von WalkMe-Nutzungsdaten mit den Workflow-Laufzeiten im Employee Central. Dadurch wurde erstmals transparent, wo der Prozess tatsächlich Zeit verlor. Die größten Verzögerungen lagen nicht bei der Antragstellung, sie wurden auch nicht durch technische Probleme im System verursacht. Stattdessen zeigten sich lange Wartezeiten in einer späten Genehmigungsstufe im oberen Management, wo viele Anträge nicht zeitnah final freigegeben wurden.
Operativ war dieser Engpass zuvor nicht sichtbar. Entsprechend wurden Ursachen im System oder im Prozessdesign vermutet. WalkMe konnte zwar keine Entscheidungen beschleunigen, aber faktenbasiert belegen, wo der Prozess real zum Stillstand kam.
Damit entstand eine belastbare Grundlage, um:
gezielt nachzufassen,
Verantwortlichkeiten zu klären und
den Gesamtprozess sachlich weiterzuentwickeln, statt an der falschen Stelle zu optimieren.
Dieses Beispiel zeigt, welchen Beitrag WalkMe in einer SAP-SuccessFactors-Strategie leisten kann:
Reduktion von Abbrüchen und Fehlern durch kontextbezogene Nutzerführung
Transparenz über reale Nutzung und Prozessengpässe
Verbesserte Durchlaufzeiten durch vollständigere Anträge
Faktenbasierte Grundlage für kontinuierliche Prozessoptimierung
WalkMe ersetzt keine wirtschaftlichen oder strategischen Entscheidungen. Doch WalkMe liefert genau das, was in vielen HR-IT-Projekten fehlt: klare Daten darüber, wie Prozesse tatsächlich genutzt werden und wo sie im digitalen Alltag scheitern.
Für Projektleiter und Verantwortliche in HR und HR-IT entsteht so ein messbarer Mehrwert: höhere Akzeptanz, stabilere Prozesse und eine schnellere Wertschöpfung aus bestehenden SuccessFactors-Investitionen.
Sie möchten wissen, wie Sie mit WalkMe Ihre Prozesse in SAP SuccessFactors optimieren? Sprechen Sie uns an. Bei ABS Team zeigen Ihnen, wie Sie mit einer Digital-Adoption-Strategie echte Verbesserungen schaffen.